Nebenkosten ganz einfach abrechnen

Die Hausgeldabrechnung ist die jährliche Abrechnung Ihrer Hausverwaltung an Sie als Wohnungseigentümer. Sie zeigt alle angefallenen Kosten des Gebäudes, zum Beispiel Verwaltung, Instandhaltung und Betriebskosten. Sie ist die Grundlage, auf der Sie als Vermieter die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter erstellen.

Die Betriebskostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung, die Sie als Vermieter Ihrem Mieter gegenüber erstellen. Sie zeigt, welche umlagefähigen Kosten im Abrechnungsjahr angefallen sind, welche Vorauszahlungen der Mieter geleistet hat und ob eine Nachzahlung oder Rückerstattung fällig ist. Costfix erstellt diese Abrechnung automatisch auf Basis Ihrer Hausgeldabrechnung.

Nebenkostenabrechnung ist ein anderer Begriff für die Betriebskostenabrechnung. Beide Begriffe meinen dasselbe: die jährliche Aufstellung der Betriebskosten, die Sie als Vermieter Ihrem Mieter gegenüber abrechnen.

Umlagefähige Kosten sind Betriebskosten, die Sie als Vermieter laut Betriebskostenverordnung an Ihren Mieter weitergeben dürfen. Dazu zählen zum Beispiel Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gebäudeversicherung oder Gartenpflege. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten und die Instandhaltungsrücklage. Costfix erkennt diese Positionen automatisch.

Betriebskostenvorauszahlungen sind die monatlichen Zahlungen, die Ihr Mieter im Voraus auf die voraussichtlichen Betriebskosten leistet. Am Ende des Abrechnungsjahres wird abgerechnet: Waren die tatsächlichen Kosten höher als die Vorauszahlungen, muss der Mieter nachzahlen. Waren sie niedriger, erstatten Sie ihm den Differenzbetrag.

In der Regel reicht Ihre Hausgeldabrechnung, als Foto oder PDF. Falls Heiz- oder Wasserkosten separat abgerechnet werden, können Sie diese zusätzlich hochladen.

Sie können Fotos (JPG, PNG) und PDFs hochladen. Ein Scan ist nicht nötig. Ein gut belichtetes Handyfoto reicht in den meisten Fällen aus.

Sie sehen das Ergebnis vor dem Kauf in einer kostenlosen Vorschau und können alle Angaben prüfen. Erst wenn alles stimmt, bezahlen Sie und laden Ihre fertige Abrechnung herunter.

Den Betrag finden Sie auf dem jährlichen Grundsteuerbescheid Ihrer Gemeinde oder in Ihrer Hausgeldabrechnung. Tragen Sie den anteiligen Betrag für den Abrechnungszeitraum ein. Falls Sie ihn gerade nicht zur Hand haben, können Sie das Feld auch leer lassen und später ergänzen.

Je nach Umfang dauert die Erstellung zwischen 1 und 5 Minuten. Nach dem Upload Ihrer Dokumente übernimmt die KI die Erkennung. Anschließend prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau und laden die fertige Abrechnung herunter.

Einige Angaben sind notwendig: Mietername, Abrechnungszeitraum, die anteilige Grundsteuer sowie die Vorauszahlungen des Mieters. Vermieter, Adresse und Wohneinheit werden in vielen Fällen automatisch aus Ihren Dokumenten übernommen.

Hat ein Mieter die Wohnung nur für einen Teil des Jahres genutzt, berechnet Costfix die Kosten automatisch auf den tatsächlichen Zeitraum um. Ein- und Auszüge werden dabei korrekt berücksichtigt.

Eine Anpassung ist nach jeder abgeschlossenen Jahresabrechnung möglich, wenn die tatsächlichen Kosten deutlich von den bisherigen Vorauszahlungen abweichen. Unterjährig ist eine einseitige Anpassung in der Regel nicht möglich. Die neue Vorauszahlung gilt dann ab dem nächsten Abrechnungszeitraum.

Laden Sie die App herunter, fotografieren oder laden Sie Ihre Hausgeldabrechnung hoch und durchlaufen Sie den Prozess. Vor dem Kauf sehen Sie das fertige Ergebnis in einer kostenlosen Vorschau, ohne dass Sie dafür bezahlen müssen.

Der reguläre Preis beträgt 19,99 € pro Abrechnung. Aktuell ist ein Aktionspreis von 14,99 € verfügbar. Es fallen keine Abogebühren oder versteckten Kosten an. Nach dem Kauf können Sie Ihre Abrechnung jederzeit bearbeiten und die PDF beliebig oft herunterladen.

Ja. Vor dem Kauf erhalten Sie eine kostenlose Vorschau der fertigen Abrechnung. Sie sehen also genau, was Sie bekommen. Kleinere Anpassungen sind auch nach dem Kauf noch möglich.

Ja. Pro Mieter und Wohneinheit wird jeweils eine eigene Abrechnung erstellt. In Ihrem Konto lassen sich beliebig viele Abrechnungen anlegen und verwalten.

Eine Registrierung ist nicht erforderlich. Sie können Costfix direkt nutzen: Dokumente hochladen, Abrechnung erstellen und herunterladen.

Mit einem Benutzerkonto können Sie jederzeit auf alle Ihre Abrechnungen zugreifen und Änderungen an Entwürfen vornehmen. Ohne Konto sind Ihre Abrechnungen nur für die aktuelle Sitzung verfügbar.

Ihre Daten sind auf dem Weg zu uns und bei uns verschlüsselt. Im Einzelnen:

• Unterwegs: Die gesamte Verbindung zwischen App und unseren Servern ist verschlüsselt (TLS).
• Bei uns: Ihre hochgeladenen Dokumente und die Inhalte unserer Datenbank sind verschlüsselt gespeichert.
• Ihr Passwort: Wir speichern es nur in verschlüsselter Form. Ihr Passwort im Klartext kennen wir nicht, auch wir können es nicht einsehen.
• Zugriff: Auf Ihre Daten kommt nur, wer sie für seine Aufgabe wirklich braucht.
• Sicherungen: Wir sichern unsere Systeme regelmäßig und halten sie aktuell.
• KI-Verarbeitung: Sie ist technisch auf das Rechenzentrum Frankfurt am Main begrenzt.

Im Rechenzentrum Frankfurt am Main.

Das gilt für alles: Ihre Kontodaten, technische Protokolldaten, Ihre hochgeladenen Hausgeldabrechnungen, die KI-gestützte Auswertung und die fertigen Betriebskostenabrechnungen.

Betreiber des Rechenzentrums ist Amazon Web Services. Unser Vertragspartner, die Amazon Web Services EMEA SARL, hat ihren Sitz in Luxemburg. Ihre Daten werden aber ausschließlich in Frankfurt verarbeitet und gespeichert.

Nein. Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet, im Rechenzentrum Frankfurt am Main. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.

Das gilt auch für die KI-Auswertung. Wir haben uns bewusst darauf festgelegt, nur solche KI-Modelle einzusetzen, die in Frankfurt angeboten werden, auch dann nicht, wenn ein Modell außerhalb der EU technisch leistungsfähiger wäre.

Wir verkaufen keine Daten. Weitergeben tun wir nur das, was für den Betrieb der App nötig ist.

Wir arbeiten mit einem einzigen Dienstleister: Amazon Web Services. Dort laufen unsere Server, unsere Datenbank und die KI-gestützte Auswertung Ihrer Hausgeldabrechnung, ausschließlich im Rechenzentrum Frankfurt am Main. Mit Amazon Web Services haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Amazon Web Services darf Ihre Daten nur für uns und nur nach unseren Weisungen verarbeiten.

Beim Kauf einer Abrechnung: Die Zahlung läuft vollständig über Apple oder Google. Ihre Zahlungsdaten geben Sie dort ein, wir erhalten sie nie. Zu uns kommt nur eine Kaufkennung und die Information, dass die Zahlung erfolgreich war. Nur so können wir Ihre Abrechnung freischalten. Für die Verarbeitung Ihrer Daten bei Apple und Google sind diese Unternehmen selbst verantwortlich.

Wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, geben wir Daten heraus, etwa an Strafverfolgungs- oder Finanzbehörden.

Was Sie über Ihre Mieterinnen und Mieter eingeben, verwenden wir ausschließlich für Ihre Abrechnung. Für eigene Zwecke nutzen wir diese Angaben nicht.

Wenn Sie Ihre Hausgeldabrechnung fotografieren oder als PDF hochladen, liest ein KI-Sprachmodell das Dokument und erkennt die Kostenpositionen, Beträge, den Abrechnungszeitraum und das Objekt. Daraus entsteht der Entwurf Ihrer Betriebskostenabrechnung. Ohne diesen Schritt müssten Sie alle Positionen von Hand eintragen.

Was mit Ihren Inhalten geschieht und was nicht:

1. Die Auswertung findet in Frankfurt am Main statt.
2. Der Anbieter des Sprachmodells erhält Ihre Inhalte nicht und hat keinen Zugriff auf die Verarbeitung.
3. Ihre Inhalte werden nicht zum Trainieren oder Verbessern von externen KI-Modellen verwendet.
4. Während der Auswertung werden die Inhalte nicht dauerhaft gespeichert. Dauerhaft liegen sie nur in unserer Datenbank, so lange, wie Sie es möchten, längstens zehn Jahre.
5. Die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt.

Sie behalten die Entscheidung. Die KI bereitet die Abrechnung nur vor. Sie prüfen das Ergebnis und entscheiden selbst, ob und wie Sie die Abrechnung verwenden. Für die inhaltliche Richtigkeit der Abrechnung sind Sie verantwortlich.

Sie können jederzeit löschen, einzelne Abrechnungen oder Ihr gesamtes Konto.

Eine einzelne Abrechnung: Löschen Sie den Vorgang in der App.

Ihr gesamtes Konto: Dafür gibt es zwei Wege:

1. in der App unter „Konto → Benutzerkonto löschen“
2. über das Formular unter costfix.com/konto-loeschen, das funktioniert auch, wenn Sie die App schon deinstalliert haben

Gelöscht werden alle Daten Ihres Kontos. Ausgenommen sind nur Kaufbelege: Die müssen wir gesetzlich aufbewahren.

Wenn Sie Costfix ohne Konto nutzen: Dann löschen Sie Ihre Daten bitte in der App. Über die Website ist das nicht möglich, weil wir Ihnen die gespeicherten Daten dort nicht zuordnen können. Wir wissen nicht, welche Daten Ihnen gehören.

Wenn Sie nichts tun: Wir löschen jede Abrechnung automatisch zehn Jahre nach ihrer Erstellung. Diese Frist orientiert sich daran, wie lange Sie eine Abrechnung rechtlich und steuerlich belegen müssen.