Datenschutz­erklärung für die App „costfix"

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in der App „costfix" im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

bokonet GmbH
Alsterdorfer Straße 509
22337 Hamburg
Deutschland

E-Mail: support@costfix.com

Weitere Angaben zum Unternehmen finden Sie in unserem Impressum unter costfix.com/impressum.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Für alle Anliegen rund um den Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Wer für welche Daten verantwortlich ist

costfix verarbeitet zwei unterschiedliche Arten von Daten, für die unterschiedliche Stellen verantwortlich sind. Diese Unterscheidung ist wichtig, damit Sie wissen, an wen Sie sich mit Ihren Rechten wenden können.

a) Daten, für die wir verantwortlich sind

Für alle Daten, die im Rahmen der Bereitstellung und des Betriebs von costfix anfallen, sind wir Verantwortlicher. Dazu gehören insbesondere Ihre Zugangs- und Kontodaten, Ihre eigenen Angaben als Vermieter, technische Nutzungsdaten, Protokolldaten und die Abwicklung des Kaufs.

b) Daten, die Sie als Vermieter über Ihre Mieter einbringen

Wenn Sie als Vermieter eine Hausgeldabrechnung hochladen und die Daten Ihrer Mieterinnen und Mieter eingeben, verarbeiten wir diese Inhalte ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Inhaltsdaten sind Sie selbst; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Sie bei der Nutzung von costfix mit uns abschließen (siehe unsere Nutzungsbedingungen unter costfix.com/nutzungsbedingungen).

Das gilt unabhängig davon, ob Sie als Privatperson oder als Unternehmen vermieten: Verantwortlicher im Sinne der DSGVO kann jede natürliche oder juristische Person sein (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Die Vermietung von Wohnraum ist keine ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeit und damit nicht von der DSGVO ausgenommen (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Das bedeutet konkret:

3. Verarbeitungen im Einzelnen

3.1 Bereitstellung der App, Protokolldaten

Bei jeder Nutzung von costfix übermittelt Ihr Endgerät technisch notwendige Daten an unsere Server. Wir verarbeiten:

Zwecke: Bereitstellung und Auslieferung der App-Funktionen, Zuordnung Ihrer Daten zu Ihrem Gerät bzw. Konto, Gewährleistung der Systemsicherheit und Stabilität, Erkennung und Nachverfolgung von Störungen und Missbrauch.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb).

Speicherdauer: Protokolldaten löschen bzw. anonymisieren wir nach 30 Tagen. Bei einem konkreten Verdacht auf Missbrauch oder einen Angriff speichern wir die betreffenden Daten länger, bis der Vorgang aufgeklärt ist.

3.2 Nutzung ohne Registrierung

Sie können costfix nutzen, ohne ein Konto anzulegen. In diesem Fall ordnen wir Ihre Uploads, Abrechnungen und Käufe einer Kennung Ihres Geräts (Geräte-ID) zu. Über diese Kennung erkennt die App Sie bei erneuten Zugriffen wieder. Ein Personenbezug entsteht dabei erst durch die Daten, die Sie selbst eingeben.

Bitte beachten Sie: Ohne Konto sind Ihre Daten an das jeweilige Gerät gebunden. Bei Verlust des Geräts, einer Neuinstallation, einem Zurücksetzen auf Werkseinstellungen oder einem Gerätewechsel kann die Geräte-Kennung verloren gehen. Wir können Ihnen dann keinen Zugriff auf zuvor erstellte Abrechnungen mehr gewähren und auch keine Auskunft über die gespeicherten Daten geben, da uns eine Zuordnung zu Ihrer Person nicht möglich ist. Das gilt auch für bereits gekaufte Abrechnungen.

Wir empfehlen Ihnen deshalb, ein Konto anzulegen (Abschnitt 3.3) und erzeugte Abrechnungen zusätzlich herunterzuladen und selbst zu sichern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Speichern der Kennung auf Ihrem Endgerät ist für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

3.3 Freiwillige Registrierung eines Kontos

Sie können optional ein Konto anlegen, um von mehreren Geräten auf Ihre Daten zuzugreifen und sie bei einem Gerätewechsel zu behalten. Dabei verarbeiten wir:

Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir für die Bestätigung der Registrierung, das Zurücksetzen des Passworts und für Nachrichten, die für die Nutzung der App erforderlich sind (z. B. Hinweise auf sicherheitsrelevante Änderungen oder auf eine bevorstehende Löschung nach Abschnitt 5). Werbliche Nachrichten versenden wir nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.4 Upload und automatisierte Auswertung der Hausgeldabrechnung

Kern von costfix ist die automatisierte Auswertung Ihrer Hausgeldabrechnung. Sie können dafür eine oder mehrere Dateien hochladen, etwa wenn die Abrechnung aus mehreren Seiten oder Anlagen besteht. Dabei verarbeiten wir:

Die Auswertung erfolgt automatisiert durch ein KI-Sprachmodell. Wir nutzen dafür den Dienst Amazon Bedrock unserer Auftragsverarbeiterin Amazon Web Services, betrieben im Rechenzentrum Frankfurt am Main (siehe Abschnitt 4). Ihre Daten verlassen dabei die Europäische Union nicht und werden dem Anbieter des Sprachmodells nicht zugänglich gemacht (näher Abschnitt 4.3).

Wichtiger Hinweis zum Umgang mit dem Dokument: Laden Sie ausschließlich Dokumente hoch, die für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung erforderlich sind. Schwärzen oder entfernen Sie nach Möglichkeit Angaben, die für die Abrechnung nicht benötigt werden – etwa Bankverbindungen, Angaben zu anderen Eigentümern oder sonstige nicht erforderliche personenbezogene Daten. So kommen Sie Ihrer eigenen Pflicht zur Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) nach.

Rolle und Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Inhalte als Auftragsverarbeiter für Sie (siehe Abschnitt 2 b). Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus Ihrer Rolle als Verantwortlicher, regelmäßig aus Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mietvertrags, § 556 BGB) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.5 Eingabe der Abrechnungsdaten

Damit die Betriebskostenabrechnung erstellt werden kann, geben Sie folgende Angaben ein. Sie werden ausschließlich für die Erstellung der Abrechnung verwendet und erscheinen auf dem erzeugten Dokument.

Ihre eigenen Angaben als Vermieter:

Für diese Angaben sind wir Verantwortlicher; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags). Eine E-Mail-Adresse erheben wir an dieser Stelle nicht – sie wird ausschließlich bei der freiwilligen Registrierung eines Kontos erfasst (Abschnitt 3.3).

Angaben zur abzurechnenden Mietpartei und zur Abrechnung:

Aus diesen Angaben ergibt sich rechnerisch das Abrechnungsergebnis, also eine Nachzahlung oder ein Guthaben der Mietpartei. Dieses Ergebnis ist Teil der erzeugten Abrechnung (Abschnitt 3.6).

Für diese Angaben sind Sie Verantwortlicher; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter für Sie (Abschnitt 2 b). Über die genannten Angaben hinaus erheben wir keine Daten Ihrer Mieter – insbesondere kein Geburtsdatum, keine Telefonnummer, keine Bankverbindung und keine Angaben zum Mietverhältnis, die für die Abrechnung nicht erforderlich sind.

3.6 Erstellung und Bereitstellung der Betriebskostenabrechnung

Aus den ausgelesenen und den von Ihnen ergänzten Daten erzeugt costfix eine Betriebskostenabrechnung. Sie erhalten zunächst eine Vorschau; nach dem Kauf steht Ihnen die vollständige Abrechnung als PDF-Datei zur Verfügung. Die erzeugte PDF-Datei und die zugrunde liegenden Daten speichern wir in unserer Datenbank, damit Sie jederzeit erneut darauf zugreifen können.

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall: costfix bereitet die Abrechnung lediglich vor. Sie prüfen das Ergebnis und entscheiden selbst, ob und in welcher Form Sie die Abrechnung gegenüber Ihrem Mieter verwenden. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Für die inhaltliche Richtigkeit und rechtliche Zulässigkeit der Abrechnung sind Sie verantwortlich.

3.7 Weitergabe der Abrechnung durch Sie

Sie können die erzeugte PDF-Datei auf Ihr Gerät herunterladen und über die Funktionen Ihres Betriebssystems weitergeben, etwa per E-Mail oder über Messenger-Dienste wie WhatsApp.

Bitte beachten Sie: Sobald Sie die Datei aus costfix heraus teilen, endet unsere Verarbeitung. Für den Versandweg und die dabei eingesetzten Dienste sind Sie allein verantwortlich. Bei der Weitergabe über Messenger-Dienste oder unverschlüsselte E-Mail können die Anbieter dieser Dienste Kenntnis von den Inhalten erlangen; einige Anbieter verarbeiten Daten außerhalb der EU. Da eine Betriebskostenabrechnung Namen, Anschrift und Angaben zum Wohnverhältnis enthält, empfehlen wir eine Übermittlung auf einem Weg, den Sie mit Ihrem Mieter abgestimmt haben – etwa per Post oder verschlüsselter E-Mail.

3.8 Kauf einer Abrechnung (In-App-Kauf)

costfix selbst ist kostenlos. Jede Abrechnung wird nach der Vorschau einzeln als In-App-Kauf erworben. Ein Abonnement gibt es nicht.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt ausschließlich über den jeweiligen App-Store-Betreiber:

Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kreditkarten- oder Kontodaten) geben Sie unmittelbar gegenüber dem jeweiligen Store-Betreiber ein. Wir erhalten diese Daten nicht. An uns übermittelt werden lediglich eine Kauf- bzw. Transaktionskennung und die Bestätigung, dass der Kauf erfolgreich war, damit wir die erworbene Abrechnung freischalten können.

Für die Verarbeitung Ihrer Daten durch Apple und Google sind diese jeweils selbst verantwortlich. Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Apple und Google.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Kaufbelege und die zugehörigen Kennungen bewahren wir entsprechend den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen auf (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre, §§ 147 AO, 257 HGB). Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Diese Belege enthalten keine Inhalte Ihrer Abrechnungen.

3.9 Kontaktaufnahme und Support

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular in der App kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage, ggf. technische Angaben zu Ihrem Gerät), um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zum Nutzungsverhältnis, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Wir löschen Support-Anfragen, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine Aufbewahrungspflichten oder Anhaltspunkte für eine spätere rechtliche Auseinandersetzung bestehen, spätestens nach 24 Monaten. Geschäftsbriefe unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (§ 257 HGB).

4. Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Daten nur weiter, wenn dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Es findet kein Verkauf Ihrer Daten statt.

4.1 Auftragsverarbeiter

Dienstleister Zweck Ort der Verarbeitung
Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg Betrieb der Server, Datenbanken und Dateiablage; KI-gestützte Auswertung der Hausgeldabrechnung Frankfurt am Main, Deutschland (Region eu-central-1)

Mit Amazon Web Services besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sämtliche Verarbeitungs- und Speichervorgänge – Ihre Konto- und Protokolldaten, die hochgeladenen Dokumente, die KI-gestützte Auswertung und die erzeugten Abrechnungen – finden ausschließlich in der AWS-Region Frankfurt am Main statt.

Amazon Web Services ist derzeit unser einziger Auftragsverarbeiter. Über den jeweils aktuellen Stand – einschließlich des eingesetzten Sprachmodells – informieren wir Sie auf Anfrage unter support@costfix.com. Nehmen wir einen weiteren Dienstleister hinzu, informieren wir Sie vorab nach Abschnitt 12.

Darüber hinaus geben wir Daten weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa gegenüber Strafverfolgungs- oder Finanzbehörden.

4.2 Keine Verarbeitung in Drittländern

Alle von uns eingesetzten Dienstleister verarbeiten Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland findet nicht statt.

Wir haben uns bewusst darauf festgelegt, ausschließlich KI-Modelle einzusetzen, die in der AWS-Region Frankfurt am Main (eu-central-1) angeboten werden. Modelle, die nur außerhalb der Europäischen Union verfügbar sind, nutzen wir nicht – auch dann nicht, wenn sie technisch leistungsfähiger wären.

4.3 Einsatz von KI-Modellen und Umgang mit Ihren Inhalten

Für die Auswertung Ihrer Hausgeldabrechnung nutzen wir ein KI-Sprachmodell über den Dienst Amazon Bedrock. Uns ist wichtig, dass Sie wissen, was dabei mit Ihren Inhalten geschieht:

Eigene Auswertung in anonymisierter Form

Um die Erkennungsqualität von costfix zu verbessern, werten wir Abrechnungsdokumente in anonymisierter Form aus – etwa hinsichtlich typischer Aufbauformen, Bezeichnungen von Kostenpositionen und Umlageschlüsseln. Dabei entfernen wir zuvor alle Angaben, die einen Bezug zu einzelnen Personen ermöglichen, insbesondere Namen und Anschriften. Ein Rückschluss auf Sie oder Ihre Mieter ist danach nicht mehr möglich. Personenbezogene Daten werden zu diesem Zweck nicht verwendet.

Wechsel des Modells

Wir setzen ausschließlich Sprachmodelle ein, die in der AWS-Region Frankfurt am Main angeboten werden, und behalten uns vor, das eingesetzte Modell zu wechseln, wenn dies der Qualität oder Zuverlässigkeit der Auswertung dient. Ein solcher Wechsel ändert weder den Verarbeitungsort noch die oben beschriebenen Zusicherungen und erweitert den Kreis der Empfänger nicht. Auf Anfrage teilen wir Ihnen unter support@costfix.com mit, welches Modell derzeit eingesetzt wird.

5. Speicherdauer und Löschung

Wir wissen, dass Sie als Vermieter Ihre Abrechnungen über viele Jahre nachvollziehen und im Streitfall belegen müssen. Unser Löschkonzept ist darauf ausgelegt.

5.1 Ihre Abrechnungen und hochgeladenen Dokumente

Hochgeladene Hausgeldabrechnungen, die daraus ausgelesenen Daten, die eingegebenen Mieterdaten und die erzeugten Betriebskostenabrechnungen speichern wir zehn Jahre ab Erstellung der jeweiligen Abrechnung. Danach löschen wir den Vorgang einschließlich der zugehörigen Dateien automatisch.

Sie können jeden Vorgang jederzeit vorher selbst in der App löschen; die Löschung erfolgt dann unverzüglich.

Die Frist ist an der rechtlichen Lebensdauer der Unterlagen ausgerichtet: Ihre Mieter können Einwendungen gegen eine Abrechnung binnen zwölf Monaten nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 BGB) und haben ein Recht auf Belegeinsicht. Ansprüche aus dem Mietverhältnis verjähren regelmäßig in drei Jahren ab Ende des betreffenden Jahres (§§ 195, 199 BGB). Zudem benötigen Sie die Unterlagen als Nachweis gegenüber dem Finanzamt für Ihre Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, wo im Fall einer Steuerhinterziehung eine Festsetzungsfrist von bis zu zehn Jahren gilt (§ 169 AO).

Vor Ablauf der Frist weisen wir Sie 60 Tage vorher darauf hin, damit Sie die Unterlagen herunterladen können: bei einem Konto per E-Mail, andernfalls durch einen Hinweis in der App, sobald Sie sie öffnen.

5.2 Konten und Gerätezuordnungen ohne Nutzung

Sind zu einem Konto oder einer Gerätezuordnung keine Abrechnungen mehr gespeichert und haben Sie costfix 48 Monate nicht genutzt, löschen wir das Konto bzw. die Gerätezuordnung samt zugehöriger Daten. Sofern Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, informieren wir Sie vorher und geben Ihnen mindestens 30 Tage Zeit zum Widerspruch.

5.3 Übrige Daten

Datenkategorie Speicherdauer
Protokolldaten (Abschnitt 3.1) 30 Tage, bei Missbrauchsverdacht bis zur Aufklärung
Konto- und Gerätedaten (Abschnitte 3.2, 3.3) bis zur Löschung durch Sie, längstens nach Abschnitt 5.2
Kaufbelege (Abschnitt 3.8) 8 bzw. 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
Support-Anfragen (Abschnitt 3.9) bis zur Erledigung, längstens 24 Monate; Geschäftsbriefe 6 Jahre

Sie können Ihr Konto einschließlich aller gespeicherten Dokumente und Abrechnungen jederzeit vollständig löschen – auf zwei Wegen:

Die Löschung umfasst alle zu Ihrem Konto gespeicherten Daten. Ausgenommen sind allein Kaufbelege, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter vorhalten müssen (Abschnitt 3.8).

Nutzen Sie costfix ohne Konto, löschen Sie Ihre Daten bitte in der App. Über die Website ist das nicht möglich, da wir Ihnen die gespeicherten Daten dort nicht zuordnen können.

6. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

7. Ihre Rechte

Sie haben in Bezug auf die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten folgende Rechte:

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an support@costfix.com.

Nutzen Sie costfix ohne Konto, können wir Sie außerhalb der App nicht identifizieren. Wir können Auskunfts- und Löschansprüche dann nur über die App selbst erfüllen (Art. 11 Abs. 2 DSGVO). Löschen und exportieren können Sie Ihre Daten dort jederzeit selbst.

Betreffen Ihre Rechte Daten, die ein Vermieter über Sie als Mieterin oder Mieter in costfix eingegeben hat, wenden Sie sich bitte an Ihren Vermieter – dieser ist dafür Verantwortlicher (siehe Abschnitt 2 b).

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
Telefon: +49 40 428 54-4040
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden.

8. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich oder vertraglich nicht vorgeschrieben. Ohne die technisch erforderlichen Daten und ohne die Inhalte der Hausgeldabrechnung können wir die Funktion von costfix jedoch nicht erbringen. Freiwillige Angaben – etwa die Registrierung eines Kontos – sind entsprechend gekennzeichnet.

9. Altersgrenze

costfix richtet sich ausschließlich an volljährige Personen. Personen unter 18 Jahren dürfen die App nicht nutzen. Sollten wir Kenntnis davon erlangen, dass ein Konto von einer minderjährigen Person angelegt wurde, löschen wir es.

10. Nutzung außerhalb Deutschlands

costfix ist für die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen nach deutschem Recht ausgelegt und wird ausschließlich in Deutschland angeboten.

11. Website costfix.com

Diese Datenschutzerklärung betrifft die App costfix. Für unsere Website gilt eine eigene Datenschutzerklärung, die Sie unter costfix.com/datenschutz finden. Dort setzen wir zur Reichweitenmessung die Software Matomo ein; Daten aus der App werden dabei nicht verarbeitet.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Dienste oder die Art der Datenverarbeitung ändern. Über wesentliche Änderungen – insbesondere die Einführung neuer Verarbeitungen oder die Hinzunahme eines Dienstleisters – informieren wir Sie vorab in der App oder, sofern Sie ein Konto haben, per E-Mail.

Fassung dieser Datenschutzerklärung: 1.1
Stand: 19. August 2026

Frühere Fassungen stellen wir Ihnen auf Anfrage unter support@costfix.com zur Verfügung.